Opdateret - Ny bogføringslov får betydning for menighedsråd

Fra DAP  22/9 2022

Der havde desværre indsneget sig en fejl i Kirkeministeriets videreformidling af den tidsplan for implementeringen af den nye bogføringslov, som Kirkeministeriet udsendte den 15. august 2022. Nedenfor udsendes derfor en opdateret udgave af meddelelsen.

​Den 15. august 2022 udsendte Kirkeministeriet en meddelelse om betydningen af den nye bogføringslov for menighedsråd og provstiudvalg. Det har desværre vist sig, at tidsplanen i meddelelsen ikke var opdateret i forhold til ændringer fortaget i lovprocessen. Der er således (heldigvis vil nogen sige) bedre tid til at gøre sig klar til de nye krav.

Nedenfor kan en opdateret udgave af meddelelsen fra den 15. august 2022 ses.

I den opdaterede meddelelse er ikke kun tidsfristerne opdateret, men opdaterede oplysninger om klargøring af systemer, er også inkluderet.

 

Den nye bogføringslov får betydning for menighedsråd og provstiudvalg

Kirkeministeriet har nu gennemgået regelgrundlaget for den nye bogføringslov. Konklusionen er, at folkekirkens menighedsråd og provstiudvalg bliver påvirket af reglerne – men bl.a. elektroniske bilag vil tidligst blive et krav fra medio 2024. Det betyder, at regnskabsmaterialer på sigt skal opbevares elektronisk.

 

Som menighedsråd eller provstiudvalg behøver man ikke for nuværende foretage sig noget. Der vil dog i løbet af efteråret kommer yderligere information om elektronisk opbevaring af bilag samt elektronisk fakturering. Dermed ser man som regnskabsfører og kasserer frem mod en tid, hvor bilagene ikke længere skal stå i en mappe på hylden.

Kravet om elektroniske bilag vil tidligst blive en realitet medio 2024, men Kirkeministeriet opfordrer til, at man allerede nu overvejer at benytte regnskabssystemets muligheder for elektroniske bilag samt elektronisk fakturering.

 

Folketinget har vedtaget en ny bogføringslov, som får betydning for de fleste virksomheder m.v. i Danmark. Som nogen måske allerede har hørt, var Kirkeministeriets umiddelbare konklusion, at menighedsrådene ikke var omfattet af de nye regler. Da mange menighedsråd er momsregistrerede, vil folkekirken dog alligevel være omfattet af den nye lovgivning. Når man er momsregistreret, skal man nemlig følge reglerne i bogføringsloven.

Den væsentligste betydning for menighedsråd og provstiudvalg bliver, at regnskabsmaterialer på sigt skal opbevares elektronisk i regnskabssystemet. Bilaget (kvitteringen) som bogføres, skal altså ligge elektronisk sammen med de bogførte posteringer.

Kirkeministeriet har været i dialog med leverandøren af det mest anvendte regnskabssystem, EG Brandsoft, som oplyser, at de er klar med en løsning, som lever op til kravet om elektronisk opbevaring fra bogføringsloven. I samarbejde mellem EG Brandsoft, Folkekirkens It og Kirkeministeriet, er der også en løsning på vej, som gør det let at igangsætte brug af elektronisk fakturering. Elektronisk fakturering bruges i resten af den offentlige sektor og sikrer på en god måde, at dokumentation opbevares sammen med bogføringen, ligesom godkendelser og betaling fungerer sikkert.

I løbet af den kommende tid vil der komme mere information fra EG Brandsoft, Landsforeningen af Menighedsråd og Kirkeministeriet om de ændringer, som menighedsrådene bliver påvirket af – særligt i forhold til opbevaring af bilag og elektronisk fakturering.

 

Som nævnt ovenfor, er det særligt opbevaringen af bilag, som vil påvirke menighedsrådene mest. For overblikkets skyld, skal det dog nævnes, at opdateringen af reglerne, som Erhvervsstyrelsen står bag, indeholder flere punkter. Den samlede pakke implementeres i perioden frem til 2026.

 

Indholdet i opdateringen af bogføringsloven er:

• Transaktioner og bilag skal registreres og gemmes i et digitalt bogføringssystem.

EG Brandsoft har et system som understøtter opbevaring af bilag. Kirkeministeriet opfordrer til, at det tages i anvendelse i god tid inden medio 2024.

 

• Erhvervsstyrelsen vil lave en offentlig liste over godkendte bogføringssystemer. Hvis ikke man bruger et af de godkendte systemer, skal man selv sikre at lovkravene opfyldes.
  
  EG Brandsoft forventer at blive godkendt af Erhvervsstyrelsen.
  
   
• Regnskabssystemet skal ved ændring understøtte den kommende fællesoffentlige standardkontoplan, som udstedes af Erhvervsstyrelsen.
  
  Kirkeministeriet forventer ikke ændringer i kontoplanen for de lokale kasser for at leve op til dette krav, men følger udviklingen i Erhvervsstyrelsens krav.
  
   
• Som udbyder af et bogføringssystem har leverandøren pligt til løbende at opfylde lovkravene til sikkerhed og at få det registreret hos Erhvervsstyrelsen.
  
  EG Brandsoft lever allerede i dag op til den krævede sikkerhedsstandard, og vil løbende sikre at det fortsat gælder.
  
   
• Bogføringssystemet skal kunne sende og modtage e-fakturaer, også kendt som OIO. Det er et fælles digitalt format som gør det nemt at sende fakturaer på tværs af systemer.
  
  EG Brandsofts regnskabssystem understøtter for nuværende kun delvist dette krav. Det vil blive tilpasset og indført i systemet inden kravet indtræder. EG Brandsoft, Folkekirkens It og Kirkeministeriet kommer tillige med yderligere information om implementering af elektronisk fakturering i folkekirkens lokale kasser i løbet af oktober 2022.
  
   
• Automatisk dataudveksling mellem bogføringssystemet og virksomhedens bankkonti skal være understøttet, sådan at transaktioner kan afstemmes nemt og hurtigt.

   EG Brandsoft har allerede systemer, som understøtter afstemning mellem bank og bogføringssystem.

 

Der vil løbende blive udsendt yderligere information vedrørende implementeringen af løsninger, som understøtter reglerne i den nye bogføringslov.

 

Med venlig hilsen

Kirkeministeriet, Økonomikontoret